POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AVISARTEK S.A.S.

Introducción

A través del presente documento se establece la política de tratamiento de datos personales para AVISARTEK S.A.S., en adelante AVISARTEK, de acuerdo con los lineamientos señalados en la normatividad vigente sobre la materia. Esta política aplica para el tratamiento de la información personal de todos aquellos que tengan relación con la empresa, sean clientes, proveedores o empleados de la misma de acuerdo a lo dispuesto por la ley.

Los aspectos más importantes para tener en cuenta según las leyes de protección de datos en Colombia son: la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 del 27 junio de 2013, el decreto 886 de 2014 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen las cuales deben ser aplicadas en AVISARTEK. La ley 1581 de 2012 constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia.

El derecho fundamental a la protección de los datos personales en Colombia es garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información de que son titulares, AVISARTEK como responsable del tratamiento de datos personales, por medio de esta política da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012.

Definiciones importantes en el tratamiento de los datos

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del Habeas Data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, a excepción de los datos públicos que pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

Dato Público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Dato Personal Privado. Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Datos Sensibles: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Datos Biométricos: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población como huellas dactilares o análisis del ADN. Empleado. Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante una remuneración.

Ex empleado: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con AVISARTEK SAS.

Visitante: Persona (s) que están en un lugar por una duración inferior a 8 horas sin ejercer una actividad que se remunere en el lugar visitado.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Política de tratamiento. Se refiere al presente documento como la política de tratamiento de datos personales aplicada por SAS de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a AVISARTEK SAS en virtud de una relación contractual. Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Principios rectores para el tratamiento de datos personales

La ley 1581 establece en el artículo 4 que los siguientes principios son rectores del tratamiento de sus datos personales y que AVISARTEK, como entidad respetuosa de la ley acatará:

Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la desarrolle.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima y ésta siempre debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales solo puede ejercerse con consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad y calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricción, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

Principios de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrá estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento y/o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas, y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado a fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada se relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de Datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

¿Cómo recibimos la información sobre usted?

Recibimos su información personal a raíz de diversas acciones u orígenes:

• Cuando voluntariamente nos proporciona sus datos personales al registrarse en nuestro Sitio,
• Cuando utiliza nuestro Sitio o hace uso de él en relación con el uso que hace de nuestros servicios,
• A partir de proveedores, servicios y registros públicos externos (como por ejemplo proveedores de estadísticas sobre el tráfico).

Bases de Datos

Bases de datos en la que AVISARTEK actúa como responsable y encargado del tratamiento. En el tratamiento de los datos contenidos en las siguientes bases de datos AVISARTEK actúa tanto en calidad de “Responsable”, toda vez que es quien recauda la información y toma las decisiones sobre el tratamiento de los datos, como en calidad de “Encargado”, en la medida en que es quien realiza el tratamiento de los datos.

1. Base de datos para gestión de nómina de AVISARTEK

Descripción Esta base de datos corresponde a la información que se recolecta sobre los empleados (vinculados directamente, temporales) estudiantes en prácticas y es manejada por Gestión Humana y Contabilidad.

Contenido Los datos que se recopilan en esta base de datos son los siguientes: Datos personales tales como: nombre, documento de identificación, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, correo electrónico, grupo sanguíneo, huella dactilar, información académica, historia laboral, datos financieros, datos familiares e información socio-cultural del empleado.

Forma en que se recopilan los datos Los datos se capturan desde el formulario principal en la interfaz del sistema y se guardan en la base de datos para ser consultados, modificados o actualizados por personas autorizadas. La hoja de vida queda archivada en carpetas físicas. Esta base de datos se alimenta de la información contenida en los siguientes documentos:

• Contrato laboral
• Formato de hoja de vida
• Formularios adicionales de actualización de datos
• Documentos anexados a la hoja de vida como por ejemplo certificaciones académicas

Finalidad  Los datos anteriormente mencionados se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral con empleados, estudiantes en práctica, etc., hacer las vinculaciones al sistema de seguridad social y a las cajas de compensación familiar, para hacer los reportes a las entidades gubernamentales, pagar impuestos, comunicación en caso de ausencia, seguridad interna y para realizar las finalidades generales establecidas en el presente manual. Los datos sensibles tales como la huella se utilizan para el control de horario laboral.

Tratamiento Esta base de datos es objeto del siguiente tratamiento:

1. Se recolecta la información
2. Se almacena en un archivo físico y electrónico
3. Se actualiza la información
4. Se hace una copia de seguridad
5. Se circula internamente entre los procesos de Gestión Humana, y Contabilidad.
6. Se usa para enviar reportes a la DIAN y a las entidades administrativas que lo soliciten con base en las normas del Sistema de Seguridad Social y complementarias.
7. Es de uso exclusivo de AVISARTEK y puede ser suprimida de acuerdo con lo regulado por la Ley al respecto.
8. Para darle los usos generales establecidos en el presente manual.

Los encargados del tratamiento de la información son todos los funcionarios que hacen parte de los procesos de Gestión Humana, y Contabilidad. La información de cada proceso es administrada por las áreas de Gestión Humana y Contabilidad. Solo el personal autorizado tiene acceso a la información total del empleado.

Vigencia Esta base de datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado y AVISARTEK. Los datos permanecen almacenados indefinidamente en las bases de datos, excepto en los casos de culminación laboral, en los cuales serán marcados con indicadores de inactividad laboral. Igualmente existe un archivo físico de empleados y ex empleados que han estado en AVISARTEK.

2. Base de datos clientes y proveedores

Descripción Esta base de datos recolecta la información de clientes y proveedores con los cuales la empresa tiene una relación comercial.

Contenido Los datos personales a través de correo electrónico o en forma física o vía telefónica.

Los datos que se recopilan son: datos personales, comerciales y financieros.

Forma en que se recopilan los datos  Los datos se recopilan así:

1. A través del correo electrónico con un formulario detallado.
2. Vía telefónica, el funcionario encargado de la empresa solicita la información y a su vez diligenciado el formulario que se carga a la base de datos.

Finalidad Los datos anteriormente mencionados, se recopilan para la relación comercial de AVISARTEK con los clientes y proveedores que hacen parte de su cadena de suministros a fin de inscribirse como clientes o proveedores de la empresa, llevar un control de los mismo, solicitarles ofertas, facturarlos bienes y servicios, llevar control de los pagos y de niveles de compras, enviar reportes a la DIAN y a la secretaría de Hacienda Distrital y en general a las entidades gubernamentales, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana y para realizar las finalidades generales establecidas en el presente manual.

Tratamiento  Esta base de datos se almacena en el sistema central ODDO. Esta base de datos es objeto del siguiente tratamiento

1. Se recolecta la información.
2. Se actualiza información.
3. Se usa para enviar reportes a las entidades gubernamentales para dar cumplimiento a la ley, y en general para darle los usos establecidos en la presente política.
4. Es de exclusivo uso de la empresa y puede ser suprimida de acuerdo con lo regulado por la ley.
5. Se hace una copia de seguridad que se almacena en la nube con el objeto de garantizar la continuidad de la operación de la empresa en caso de una contingencia; lo cual se realiza a través de un procedimiento interno documentado de la empresa.

Vigencia La información permanece almacenada indefinidamente en las bases de datos de nuestro sistema central ODDO, de conformidad con el programa de gestión documental de la compañía y de las demás normas establecidas por la ley. Esta información permanece almacenada mientras subsista la relación comercial con el cliente y el proveedor.

3. Base de datos de peticiones, quejas y reclamos (PQR) del área del servicio al cliente de la empresa

Descripción Esta base de datos corresponde a la información que se obtiene de todas las peticiones, quejas y reclamos (PQR) que se realizan a través de los canales como: ejecutivos de cuenta, servicio al cliente, correo de calidad o directamente a la línea de atención de la empresa AVISARTEK, de cualquier tema relacionado con la empresa.

Contenido Los datos que se recopilan en esta base de datos son los siguientes: datos personales del cliente y objeto de la queja o reclamo.

Forma en que se recopilan los datos  Para esta base de datos se recopila la información por medio de líneas de atención telefónica y a través de los correos electrónicos de atención al cliente, comercial y calidad.

Finalidad El objetivo de recopilar estos datos es darle un trámite adecuado, realizar seguimiento y ofrecer solución a las peticiones, quejas o reclamos que se realicen por estas líneas de atención al cliente.

Tratamiento  Esta base de datos es objeto del siguiente tratamiento:

1. Se recolecta información.
2. Se almacena en un archivo electrónico.
3. Se actualiza la información.
4. Es de uso exclusivo de la empresa y puede ser suprimida de acuerdo con lo regulado por la ley.
5. Para darle los usos establecidos en el presente manual.

Vigencia  La información contenida en esta base de datos estará vigente mientras se resuelva la petición, queja o reclamo y por dos (2) años más, además se realizan depuraciones de registros que llevan más de tres (3) años sin ser solicitado por los clientes, esto con el fin de ir liberando espacio de información que no es aplicable.

Registro de las bases de datos

De conformidad con lo establecido en el Decreto 886 de 2014 y la Circular Externa 002 de 2015, las bases de datos anteriormente mencionadas, serán inscritas en el Registro Nacional de bases de Datos.

Autorización del titular para el tratamiento de datos

De acuerdo al artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, AVISARTEK como Responsable del tratamiento ha elaborado un formato de “autorización para el tratamiento de datos personales” y ha adoptado procedimientos para solicitar en el momento de la recolección de los datos personales, su autorización para el tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del tratamiento para los cuales se obtiene su consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por AVISARTEK, siempre y cuando, por su naturaleza, sean Datos Públicos.

Se entenderá que la autorización otorgada por el titular a AVISARTEK, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: por escrito, de forma oral, mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a AVISARTEK la autorización respectiva

Autorización del titular para el tratamiento de los datos sensibles

En el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la ley 1581 de 2012, AVISARTEK cumplirá con las siguientes obligaciones:

• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informar al titular los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de su tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.

Ninguna de las actividades que realiza AVISARTEK está ni estará condicionada a que usted como titular suministre sus datos personales sensibles.

Uso y finalidad del tratamiento de datos personales

AVISARTEK como entidad respetuosa de la privacidad de las personas reconoce que usted como titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garantice la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones.

En virtud de la relación que se ha establecido con AVISARTEK, es importante que usted conozca que AVISARTEK recolecta, registra, almacena y usa sus datos personales, con la finalidad para la cual fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas.

Los datos personales de los titulares son utilizados por AVISARTEK para:

1. Ejecutar las actividades propias de AVISARTEK para cumplir su objeto social, todo lo cual hará con base en la finalidad de la base de datos en la que reposan los datos personales de los titulares.
2. Ofrecerle los productos, servicios y/o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los titulares, o los productos y servicios de AVISARTEK, lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles.
3. Enviar la información a entidades gubernamentales privadas por exigencia legal.
4. Consultar información de las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales) consulta a la CIFIN y a las centrales de información. Lista Clinton. Procuraduría. Contraloría. Policía Nacional. DIJIN. DATACREDITO y demás con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los datos y AVISARTEK.
5. Soportar procesos de auditoría externa e interna.
6. Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos permitidos por los Estatutos y Reglamentos de AVISARTEK.
7. Registrar la información de empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de AVISARTEK, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiera lugar.
8. Para verificación de referencias de empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos.
9. Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizado mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los visitantes.

Los datos personales serán utilizados por AVISARTEK sólo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, AVISARTEK no venderá, transmitirá o divulgará los datos personales, salvo que

1. el titular autorice expresamente a hacerlo.
2. su información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición u otro proceso de restructuración de AVISARTEK.
3. sea permitido por la ley.

Para el manejo interno de los datos, estos podrán ser conocidos por el personal autorizado de AVISARTEK, lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva, la Revisoría Fiscal y las Gerencias.

AVISARTEK podrá subcontratar a terceros para el procedimiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de encargados del manejo de las bases de datos de AVISARTEK.

En el caso de transmisión de datos personales, AVISARTEK suscribió el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del decreto 1377 de 2013. Igualmente, AVISARTEK podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, sus datos personales a otras entidades de Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los titulares de los datos personales.

Una vez se supla la necesidad de tratamiento de los datos personales, los miembros serán eliminados de las bases de datos de AVISARTEK en términos seguros.

Derecho de los titulares de los datos

La ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece los siguientes derechos que a usted le asisten como titular en relación con sus datos personales.

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular de datos

Según el artículo 20 del Decreto 1377, los derechos de los titulares establecidos en la ley 1581, podrán ser ejercidos ante AVISARTEK por las siguientes personas:

1. Por el titular de los datos, quien deberá acreditar ante AVISARTEK su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición.
2. Por los causahabientes del titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante AVISARTEK.
3. Por estipulación a favor de otro o para otro. De acuerdo con lo previsto en la ley 1581, en sus artículos 14 y 15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como titular de los datos, usted podrá utilizar ante AVISARTEK cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación.

Procedimiento para consultas

Los titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de AVISARTEK. AVISARTEK como responsable y/o encargada del tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida en la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por AVISARTEK y en especial a través de comunicación escrita o electrónica.

La consulta será atendida por AVISARTEK en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible para AVISARTEK atender la consulta dentro de dicho término, le informará al interesado, expresamente los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Se podrá consultar los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas establecidas en este manual que motiven nuevas consultas.

Procedimiento para reclamos

Los titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de AVISARTEK debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo ante AVISARTEK como responsable y/o encargada del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a AVISARTEK, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del titular de los datos.

El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por AVISARTEK.

1. Si el reclamo resulta incompleto, AVISARTEK requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
2. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por AVISARTEK, sin que el solicitante presente la información requerida, AVISARTEK entenderá que se ha desistido del reclamo.
3. En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
4. Una vez AVISARTEK reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

1. El término máximo para atender el reclamo por parte de AVISARTEK será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
2. Cuando no fuere posible para AVISARTEK atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Canales habilitados

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por AVISARTEK para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición, así:

A través de la dirección de correo electrónico: administrativo@avisartek.com

Derechos de la empresa como responsable y encargado del tratamiento

El artículo 17 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para AVISARTEK, como responsable del tratamiento de sus datos personales:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio

El artículo 18 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para AVISARTEK, como encargado del tratamiento de sus datos personales, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en dicha ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley en este manual.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
7. Registrar en la base de datos “reclamo en trámite” en la forma en que se regulan en la ley.
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de la Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria Comercio.

Se protege la información mediante mecanismos que conservan su confidencialidad, integridad y disponibilidad, utilizando los siguientes mecanismos:

1. Protección de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes niveles de autoridad.
2. Protección de las contraseñas mediante encriptación y aseguramiento del nivel de complejidad y periodicidad de las contraseñas de usuarios.
3. Almacenamiento de las copias de respaldo y redundancia de los mismos.
4. Protección por contraseña de los computadores desde los que se realiza la manipulación de los datos.
5. Todas las normas establecidas por el Departamento de Tecnología en el Manual de Políticas de Seguridad y Control de acceso a la Información

Designación del área o persona encargada del tratamiento para que el titular de los datos ejerza sus derechos de peticiones, consulta o reclamos

Para tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás titulares de los datos personales que maneja AVISARTEK en sus bases de datos, debe comunicarse al correo administrativo@avisartek.com o dirigirse a la Carrera 124Bis #130F-15 en la ciudad de Bogotá D.C., teléfono: 311 211 9799

Modificación de la política de tratamiento

Le informamos que de haber cambios sustanciales en el contenido de este manual de políticas de tratamiento de datos personales, referidos a la identificación del responsable y/o encargado y a la finalidad del tratamiento de sus datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que usted ha otorgado a AVISARTEK, se comunicará estos cambio a más tardar en el momento de la implementación de las nuevas políticas. Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento de sus datos personales, AVISARTEK obtendrá una nueva autorización de su parte.

Entrada en vigencia de la política de tratamiento

La presente política de tratamiento de datos personales fue creada el día dos (02) del mes de febrero del 2023 y rige a partir de la fecha de su publicación.

Última modificación 02 de febrero de 2023